Der Ansatz einer „single source of truth“ ist absolut einleuchtend und gleichzeitig schwer zu realisieren. Dabei sollte es doch logisch sein, dass es nützlich ist, wenn alles Wissen an einer zentralen Stelle gesammelt wird. Dennoch wird es immer schwieriger, die zu realisieren.
Wie sieht es aktuell bei den Meisten aus? Wir bekommen E-Mails von Kunden und Lieferanten, sind in verschiedenen Slack-Accounts, nutzen parallel noch Trello oder andere Tools und natürlich auch noch Messenger wie WhatsApp & Co. All das ist Alltag und mittlerweile hat man sich daran gewöhnt, zwischen den Tools hin und her zu springen.
So lange wir in einem Projekt stecken, mag das alles noch funktionieren aber die Probleme entstehen erst über die Zeit (Und wir wollen jetzt auch gar nicht erst auf das Thema „Multitasking“ eingehen…). Nach ein paar Monaten ist vll. das Projekt abgeschlossen und aus dem Sinn, der Freelancer im nächsten Projekt oder der Mitarbeiter in Urlaub, krank oder hat das Unternehmen verlassen. Doch was, wenn jetzt die Säge klemmt und ein Problem behoben werden muß? Es gibt eine Dokumentation? Das ist schon mal sehr gut! Doch stehen dort alle Informationen und Hintergründe zum Projekt? Beispielsweise, warum eine Entscheidung so getroffen wurde, wie es jetzt ist? Das findet sich dort meistens nicht.
Dann haben wir eher den Zustand, dass die Informationen in irgendwelchen Trello-Karten, Gruppenchats oder noch schlimmer, 1:1-Chats liegen. Das wieder aufzufinden ist mehr als mühsam und gleicht einem Glücksspiel.
Daher gibt es bei vielen Unternehmen den Ansatz einer „single source of truth“ und es ist (wieder einmal) nicht das Tool selbst entscheidend, sondern der Prozeß und die interne Einigung darauf, diesen Ansatz auch zu verfolgen.
Prinzipiell geht es dabei auch „nur“ darum, alle relevante Kommunikation und Dokumentation an einer Stelle zu sammeln.
Wenn man beispielsweise ein Confluence nutzt (so wie wir intern), dann kann man über die Kommentarfunktion Fragen klären und damit mehr Information an einer Stelle sammeln. Das bedeutet im Umkehrschluss aber auch, dass diese Infos nicht mehr in Chats oder anderen Senken versickern dürfen.
Beispielsweise löscht die Firma automattic ihre Verläufe im Slack regelmäßig und nach einer relativ kurzen Zeit. Das gewöhnt die Mitarbeiter auch daran, Wissen aus den Chats zu extrahieren und an zentraler Stelle abzulegen.
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…diesen Artikel werde ich weiter fortführen.