Wer kennt es nicht: Man hat es gerade wieder geschafft, sich in eine Aufgabe zu vertiefen und ist kurz davor, vorwärts zu kommen und dann klingelt das Telefon oder steht der Kollege neben einem. Die Konzentration ist weg, man hört seinem Gegenüber nur mit einem halben Ohr zu und weiß genau, dass es dauern wird, bis man wieder an der selben Stelle wie vorher ist.
Wie kann man das verhindern? So gänzlich verhindern wird man das nicht können aber zumindest eine Reduktion wäre schon ein Schritt in die richtige Richtung. Um das zu erreichen gibt es unterschiedlich „konsequente“ Wege.
Benachrichtigungen deaktivieren
Als ersten Schritt empfehle ich immer, alle Benachrichtigungen zu deaktivieren. Das fängt an bei den Apps auf dem Smartphone. Hier habe ich die Apps radikal reduziert, die eine Push-Meldung schicken dürfen. Bei Mail und anderen Apps habe ich auch die roten Kreise mit der Anzahl neuer Nachrichten deaktiviert. Ich lasse mich leicht ablenken und auch wenn ich kein Ping bekomme bei einer neuen Mail, so wäre ich doch neugierig und würde immer wieder nachschauen.
Das Gleiche habe ich auch auf dem Rechner umgesetzt.
Sich selbst herausnehmen
Wir nutzen als Kollaborationsplattform stackfield (vergleichbar mit Slack oder Teams) und auch wenn wir so ein Tool brauchen, erzeugt es Ablenkungen. Deshalb handhaben wir es so, dass wir zwar Mitarbeiter in neue Projekträume aufnehmen, aber man sich „stumm“ schaltet und nur bei einer direkten Frage über eine Mention informiert wird. Der Rest ist eine Art „Holschuld“, dass man regelmäßig rein schaut und sich informiert. Das bewirkt auch, dass man weniger fremdgesteuert ist und wieder einen Schritt näher an die asynchrone Arbeitsweise kommt.
Bearbeitungszeiten definieren
Es hilft auch sehr, Bearbeitungszeiten für z.B. Mails zu definieren. Beispielsweise nur Früh und Mittag die Mails checken und dann zwischendurch eben nicht rein schauen. Da empfehle ich auch mal einen Bild in Lasse Rheingans Buch „Die 5-Stunden-Revolution“. In seinem Team sind auch recht restriktive Vorgaben dazu vorhanden. Es scheint ja auch zu funktionieren.
Schwierig wird es, wenn es die Bearbeitung von Aufgaben erfordert, im Mailprogramm unterwegs zu sein. Das automatische Abrufen neuer Mails (bzw. das automatischen Pushen) zu deaktivieren fühlt sich für mich irgendwie wie in den 90ern an.
Rücksicht auf die Kollegen
Die Veränderung fängt aber auch bei einem selbst an. Wenn ich weniger unterbrochen werden möchte, sollte ich auch Rücksicht auf meine Teamkollegen nehmen. Damit kann ich selbst einen Beitrag leisten, dass das Team produktiver wird.
- Fragen sollte man bündeln und nicht wegen jeder Kleinigkeit nachfragen.
- Fragen vorbereiten: Wenn ich Hintergrundinformationen mit liefere, kann mein Gegenüber die Situation besser einschätzen und muß seinerseits nicht rückfragen. Sonst entsteht ein Ping-Pong, dass der Killer für die Produktivität ist.
- Lösungen vorschlagen: Wenn ich ein Problem einfach nur auf dem Schreibtisch eines Kollegen ablade, erzeuge ich dort nicht gerade Glücksgefühle. So erwarte ich das auch bei mir. Ich möchte wenigstens einen Lösungsvorschlag hören, damit die Wahrscheinlichkeit steigt, dass das Gespräch eine Lösung bringt.
Absprachen treffen
Die genannten Maßnahmen sind nur ein Anfang. Wichtig ist aber, dass man sich über diese „Regeln“ verständigt, damit auch die Erwartungshaltungen klar sind. Das beugt Missverständnissen und Ärger vor.